Wenn Sie einem Rechtsanwalt den Auftrag erteilen, Sie in einer Rechtsangelegenheit zu vertreten, wird dieser in seiner Kanzlei für Ihren Fall eine neue Akte anlegen. Die sogenannte Handakte. In diese Handakte wird er fortan alle Dokumente aufnehmen, die er im Laufe der Bearbeitung des ihm übertragenen Falles erhält. Dabei kann es sich um Unterlagen handeln, die ihm vom eigenen Mandanten überlassen wurden. Ebenso um Briefe der Gegenseite, des Gerichts oder sonstiger Beteiligter – wie zum Beispiel dem Rechtschutzversicherer. Sogar Notizen über in der Sache mit Beteiligten geführte Gespräche, sogenannte Vermerke, finden ihren Eingang in die Handakte des Rechtsanwaltes.

Wird die Handakte gewissenhaft geführt, gibt sie ein geordnetes Bild über die in Ihrer Rechtsangelegenheit durch den von Ihnen beauftragten Rechtsanwalt entfalteten Tätigkeiten. Das ist nicht nur recht praktisch, sondern vom Gesetzgeber sogar so gewollt. Deshalb hat er die Rechtsanwälte gemäß § 50 Abs.1 BRAO (Bundesrechtsanwaltsordnung) gesetzlich dazu verpflichtet, Handakten anzulegen und zu führen.

Aber was nutzt dem jenigen ein geordnetes Bild über die von seinem Rechtsanwalt entfalteten Tätigkeiten, der das Bild – oder besser gesagt – die Akte nicht zu sehen bekommt. Deshalb besteht für jeden Mandanten ein Anspruch darauf, die ihn betreffende Handakte seines Rechtsanwaltes augehändigt zu bekommen.

Von diesem Anspruch Gebrauch zu machen, ist so manchen Mandanten unangenehm. Sie befürchten, es könnte der Eindruck entstehen, dem eigenen Anwalt werde misstraut. Schon auf die Frage danach, wie sie der Mitarbeiterin im Sekretariat erklären wollen, dass sie in der Kanzlei erschienen sind, um mal eben einen Blick in die Handakte zu werfen, nehmen viele Mandanten von einem solchen Vorhaben Abstand.

Wäre es da nicht um Einiges entspannter, wenn die Handakte des Rechtsanwaltes in Gestalt einer elektronischen Akte jederzeit und ohne jegliche Vorankündigung vom heimischen Rechner aus eingesehen werden könnte. Oder auch von jedem anderen beliebigen PC aus. Hauptsache es besteht ein Internetzugang. Und der am Inhalt der Akte interessierte Mandant verfügt über eine Zugangsberechtigung; nicht anders als beispielsweise für den mail-provider oder beim Homebanking.

Für die Mandanten meiner Kanzlei wird dies schon ab nächsten Monat möglich sein. Ab 01. Oktober 2008 geht die “elektronische Akte” online. Der Zugang erfolgt über die Website meiner Kanzlei. Wer in der Navigationsleiste “Kanzlei” anklickt, kann sich ein paar hübsche Fotos der Kanzlei anschauen und / oder zu seiner auf einem besonders gesicherten Server hinterlegten elektronischen Akte gelangen. Einzige Voraussetzung: Eigener Benutzername und eigenes Passwort. Die bekommen alle meine Mandanten, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen wollen, von mir persönlich zur Verfügung gestellt.

Eine kurze mail informiert darüber, wenn der Akte neue Dokumente hinzugefügt wurden. Wurde beispielsweise in der mir von Ihnen übertragenen Angelegenheit ein Telefonat geführt, um die Sach- und Rechtslage mit einer Behörde oder einem Gericht zu erörtern, wird darüber ein Vermerk gefertigt. Dieser Vermerk wird in die Akte aufgenommen. Sie werden umgehend über das neue Dokument in der Akte informiert und können es sich ansehen, – wann Sie wollen. Und Sie können sich entscheiden, ob Sie das Dokument auf Ihren eigenen Rechner herunterladen wollen.

Auf diesem Wege gewähre ich meinen Mandanten nicht allein Einblick in meine Kanzleiakte, sondern sorge dafür, dass ihr Anspruch auf Einsichtnahme in sie betreffende behördliche und gerichtliche Akten erfüllt wird. Die im Wege der durch meine Person für meine Mandanten durchgeführten Einsichtnahmen in Akten von Behörden oder Gerichten gefertigen Aktenauszüge werden Bestandteil der elektronischen Handakte und können vom berechtigten Benutzer eingesehen werden.

Die elektronische Akte ist nicht nur bequem und einfach zu handhaben. Sie bietet auch ein Höchstmaß an Datensicherheit. Denn dafür sorgt ein auf diesem Gebiet seit Jahren äußerst erfolgreiches Unternehmen. Die Firma am-soft hat in den vergangenen zehn Jahren unter anderen für die Rechtsanwaltskammer Berlin, die Bundesnotarkammer, das Bundespatentgericht, den Bundesgerichtshof, das Ministerium der Justiz des Landes Brandenburg und einige öffentliche wie private Auftraggeber mehr Lösungen entwickelt und implementiert, die einen besonders geschützten Transfer elektronischer Daten ermöglichen.

Dieser Tage konnte auch für meine Kanzlei die Erprobungsphase der “elektronischen Akte” erfolgreich und termingerecht abgeschlossen werden. Ab dem 01. Oktober 2008 ist sie online. Und meine Mandanten sind eingeladen, diese Serviceleistung meiner Kanzlei zu nutzen.